Organizzazione evento aziendale su più sedi: I 5 consigli di Circowow!
Quando organizzi un evento multi-sede, la sfida è creare un’esperienza coerente e memorabile per tutti, indipendentemente da dove si trovino. La chiave è la pianificazione, la cura dei dettagli e la passione per il proprio lavoro.” – Filippo Chiadò Puli e Luca Vincent Pecora, esperti organizzatori di eventi.
Nell’era della globalizzazione e della comunicazione digitale, le aziende si trovano sempre più spesso a dover organizzare eventi aziendali che coinvolgano un pubblico disperso su diverse sedi, a volte anche in paesi differenti. Che si tratti di un lancio di prodotto, una convention aziendale, un open day o una festa di Natale, la sfida è quella di creare un’esperienza coerente, coinvolgente e memorabile per tutti i partecipanti, indipendentemente dalla loro posizione geografica.
Questo articolo, ispirato a un’interessante puntata del podcast “Wow che Podcast”, si propone di fornire una guida per organizzare eventi multi-sede di successo, esplorando le sfide, le strategie e gli strumenti necessari per raggiungere gli obiettivi prefissati. Circowow, forte della sua esperienza nell’organizzazione di eventi aziendali in tutta Italia, condivide con voi i suoi consigli per un evento aziendale multi-sede di successo.
Qui di seguito la puntata di WOW CHE PODCAST:
Organizzazione evento aziendale su più sedi? Una bella sfida! 🤯
Organizzare un evento aziendale in un unico posto è già abbastanza complicato, ma quando devi coordinare l’organizzazione di eventi aziendali in contemporanea, in location diverse… beh, la cosa si fa decisamente più impegnativa! 😅 La logistica diventa un rompicapo, la comunicazione si fa più intricata e mantenere la stessa qualità dappertutto, durante l’organizzazione di eventi aziendali multi sede, è una vera sfida. Ma niente paura, con un po’ di organizzazione e i giusti accorgimenti, l’organizzazione di un evento aziendale multi-sede può essere un successo! 😉
Quali sono le sfide principali nell’organizzazione di eventi aziendali multi-sede? 🤔
- Coerenza del messaggio: Immagina di organizzare un evento aziendale in 5 città diverse. È fondamentale che il messaggio che vuoi trasmettere sia lo stesso ovunque, altrimenti rischi di creare confusione e di non farti capire.
- Standard qualitativo elevato: Che tu sia a Milano, Roma o Palermo, l’esperienza dei partecipanti durante l’organizzazione dell’evento aziendale deve essere top! Non puoi permetterti di avere una location super attrezzata e un’altra che lascia a desiderare.
- Logistica efficiente: Trasportare materiali, allestire gli spazi, coordinare il personale… Durante l’organizzazione di eventi aziendali, se non pianifichi tutto nei minimi dettagli, rischi ritardi e imprevisti che possono rovinare l’evento.
- Controllo dei costi: Organizzare eventi aziendali in più sedi può essere costoso. Bisogna ottimizzare le risorse, negoziare con i fornitori e tenere d’occhio il budget. 💰
- Misurare il successo: Come fai a capire se l’organizzazione dell’evento aziendale è andata bene? Devi definire degli obiettivi e misurare i risultati. Solo così puoi capire cosa ha funzionato e cosa puoi migliorare la prossima volta.
La rete di partner: il tuo asso nella manica per l’organizzazione di eventi aziendali 😎
Per superare queste sfide nell’organizzazione di eventi aziendali, devi avere degli alleati fidati! Agenzie di eventi, fornitori, artisti, animatori… scegli con cura i tuoi collaboratori, privilegiando l’esperienza, la professionalità e la flessibilità. E ricorda: la fiducia è fondamentale! Costruisci un rapporto solido con i tuoi partner, basato sulla trasparenza e sulla comunicazione.
Formazione: un investimento che fa la differenza nell’organizzazione di un evento aziendale 🎓
Non sottovalutare l’importanza della formazione quando si tratta di organizzazione di eventi aziendali! Che si tratti di animatori, hostess o tecnici, tutti devono essere preparati al meglio. Devono conoscere il programma dell’evento aziendale, le attività da svolgere e come interagire con i partecipanti. Investire nella formazione può sembrare un costo in più, ma in realtà è un investimento che ti ripagherà con un evento di qualità e partecipanti soddisfatti.
Progettazione dettagliata: la chiave per un evento aziendale “Wow” ✨
La progettazione è il cuore di ogni evento aziendale, soprattutto se è multi-sede! Ogni dettaglio deve essere curato nei minimi particolari: la scelta delle location, la gestione dei flussi di persone, la selezione dei materiali, la comunicazione… Niente può essere lasciato al caso durante l’organizzazione di un evento aziendale!
Ecco alcuni aspetti da considerare nella progettazione di un evento aziendale multi-sede:
- Definizione degli spazi: Ogni location ha le sue caratteristiche. Assicurati che gli spazi siano adatti alle attività che hai in mente e che gli allestimenti siano coerenti con l’ambiente.
- Scelta dei materiali: La qualità dei materiali è importante, sia per l’allestimento che per le attività. Contribuisce a creare un’immagine professionale e curata dell’evento aziendale.
- Gestione dei flussi di persone: Nessuno ama fare la fila! Prevedi i flussi di arrivo e di spostamento dei partecipanti per evitare assembramenti e code.
- Comunicazione: Informa i partecipanti in modo chiaro e tempestivo su programma, attività e modalità di partecipazione. E assicurati che la comunicazione sia coerente in tutte le sedi.
La qualità estetica: la ciliegina sulla torta per l’organizzazione di eventi aziendali 🍒
Un evento aziendale ben organizzato è importante, ma anche l’occhio vuole la sua parte! L’allestimento, le decorazioni, l’illuminazione, la musica… tutti questi dettagli contribuiscono a creare l’atmosfera giusta e a rendere l’evento aziendale memorabile.
Insomma, organizzare un evento aziendale multi-sede è una bella sfida, ma con la giusta preparazione e un pizzico di creatività, puoi ottenere risultati straordinari! 😉
Come sottolineato nel podcast, la bellezza non è un elemento secondario, ma un valore aggiunto che può fare la differenza tra un evento ordinario e un evento “wow”.
Case History: Iren – Un Evento Indoor Multi-Sede all’Insegna del Divertimento e del Team Building
Iren, azienda leader nel settore energetico e della gestione dei rifiuti, ha affidato a Wow l’organizzazione di un evento indoor multi-sede che coinvolgesse i dipendenti in sette diverse città: Torino, Milano, Genova, Vercelli, Salerno, Parma e Reggio Emilia. L’obiettivo era creare un’occasione di incontro e di team building, promuovendo i valori aziendali.
Con una media di 300 partecipanti per sede, l’evento ha offerto un programma ricco e variegato:
- Social drawing personalizzato: Un’attività creativa e coinvolgente che ha permesso ai dipendenti di esprimere la propria visione dell’azienda.
- Laboratorio tematico: Un’occasione per approfondire la conoscenza delle attività di Iren e del suo impegno per la sostenibilità.
- Tornei e giochi: Tornei di calciobalilla e ping pong, giochi team games per stimolare la collaborazione e lo spirito di squadra.
- Photobooth: Una cornice personalizzata per scattare foto ricordo dell’evento.
L’evento multi-sede di Iren è stato un successo, contribuendo a creare un clima positivo e a rafforzare lo spirito di squadra tra i dipendenti delle diverse sedi.
Case History: Alfasigma – Un Family Day Multi-Sede Coinvolgente e Personalizzato
Alfasigma, azienda leader nel settore farmaceutico e della ricerca, ha scelto Wow per organizzare un open day multi-sede che coinvolgesse i dipendenti e le loro famiglie in quattro diverse location: Trezzano Rosa, Sermoneta, Pomezia e Alanno. L’obiettivo era creare un’esperienza memorabile e rafforzare il senso di appartenenza all’azienda.
Con una media di 700 persone presenti in ogni sede, l’evento ha richiesto una pianificazione impeccabile e una gestione attenta di ogni dettaglio. Wow si è occupata di:
- Allestimento e logistica: Gestione del catering, allestimento di tensostrutture e creazione di un’accoglienza personalizzata.
- Attività coinvolgenti: Social drawing personalizzato, percorso di storytelling aziendale, giochi senza frontiere, area videogames e area baby per i più piccoli.
- Intrattenimento tecnologico: Photomirror per scattare foto divertenti e personalizzate.
- Raccolta feedback: Utilizzo del dot voting e di questionari per raccogliere i feedback dei partecipanti e valutare il successo dell’evento.
Grazie alla varietà delle attività proposte e alla cura dei dettagli, l’open day di Alfasigma è stato un grande successo, contribuendo a creare un clima di festa e a rafforzare il legame tra i dipendenti e l’azienda.
Organizzazione evento aziendale su più sedi: conclusioni (e un piccolo consiglio 😉)
Insomma, organizzare eventi aziendali in più sedi è un’impresa che richiede impegno, attenzione e un bel po’ di coordinamento! 😅 Ma non scoraggiarti, perché con la giusta strategia e un pizzico di creatività, puoi ottenere risultati davvero straordinari. ✨
Cosa abbiamo imparato finora? 🤔
- Pianificazione accurata: Prima di tutto, bisogna pianificare tutto nei minimi dettagli! Location, allestimenti, materiali, personale… niente può essere lasciato al caso. Un buon piano è la base per un evento di successo. 😉
- Partner affidabili: Circondarsi di collaboratori competenti e fidati è fondamentale. Agenzie di eventi, fornitori, artisti… scegli con cura chi ti affiancherà in questa avventura!🤝
- Formazione del personale: Non dimenticare di investire nella formazione del tuo staff! Animatori, hostess, tecnici… tutti devono essere preparati al meglio per garantire un’esperienza impeccabile ai partecipanti. 🎓
- Qualità e estetica: L’obiettivo è creare un evento che sia non solo funzionale, ma anche bello da vedere e da vivere. Cura l’allestimento, le decorazioni, l’atmosfera… ogni dettaglio conta! ✨
Ricorda, un evento aziendale multi-sede ben organizzato può portare tanti benefici:
- Rafforza il legame con i collaboratori: Un evento condiviso, anche se a distanza, crea un senso di appartenenza e di squadra.
- Migliora la comunicazione interna: È un’occasione per condividere informazioni, obiettivi e strategie aziendali.
- Motiva e coinvolge i dipendenti: Un evento stimolante e divertente aumenta la motivazione e il coinvolgimento dei collaboratori.
- Crea un’immagine aziendale positiva: Un evento di successo contribuisce a rafforzare l’immagine dell’azienda e a promuovere i suoi valori.
E se ti sentissi un po’ perso in questa impresa? Beh, non sei solo! 😉 Circowow è qui per aiutarti a organizzare il tuo prossimo evento multi-sede con professionalità, creatività e un tocco di originalità. Contattaci e scopri cosa possiamo fare per te! 😉
Se ti è piaciuto questo articolo leggi anche: Società di eventi: esserlo o non esserlo? La guida definitiva per scegliere il partner giusto
