FESTA DI NATALE AZIENDALE E ORGANIZZAZIONE EVENTI NATALIZI, TORINO E MILANO
Organizzare una Festa di Natale Aziendale per bambini e famiglie è apparentemente semplice. L’organizzazione di eventi natalizi nasconde però diversi possibili imprevisti da gestire con attenzione per rendere davvero speciale la festa dedicata al periodo dell’anno preferito da tutte le famiglie.
1. Festa di Natale Aziendale e Organizzazione Eventi Natalizi: LE SCELTE IMPORTANTI
Per organizzare Festa di Natale Aziendale per bambini è necessario innanzitutto selezionare con attenzione la location nella quale verrà svolto l’evento.
Il peso della location in un evento può influire per il 30-40% sulla sua riuscita è quindi necessario sceglierla con attenzione.
La location deve essere luminosa, spaziosa e, soprattutto, acusticamente piacevole.
Un dettaglio non trascurabile, inoltre, è che deve essere possibile allestirla con semplicità, deve quindi avere un ingresso comodo e un’area carico e scarico.
2. Festa di Natale Aziendale e Organizzazione Eventi Natalizi: L’ACUSTICA DELLA LOCATION
Ma andiamo per gradi… Parliamo dell’acustica. Ci spieghiamo meglio: nell’organizzazione di Feste di Natale Aziendali per bambini l’acustica viene spesso trascurata e valutata solo nel momento dello svolgimento effettivo dell’evento. Quando ci si rende conto di non poter parlare con il vicino senza dover alzare la voce e quando, ormai in ritardo, l’inquinamento acustico provocato dalle urla festanti dei bambini inizia ad essere fastidioso.
3. Festa di Natale Aziendale e Organizzazione Eventi Natalizi: LA LOGISTICA
Nelle Festa di Natale Aziendale per bambini lo stesso aspetto vale per la logistica che dovrà considerare il numero dei fornitori che prevediamo di avere quel giorno. Band, cantanti, animazione, personaggi in costume, scenografie, catering. L’aspetto da considerare per organizzare al meglio l’evento di Natale sarà quello di favorire tutte le figure professionali che vivranno con noi la giornata e rendere meno faticoso il momento dell’allestimento e della preparazione.
4. Festa di Natale Aziendale e Organizzazione Eventi Natalizi: LA SCELTA DELLA LOCATION
Ma come si sceglie una location nella Festa di Natale Aziendale?
Dipende molto dalle attività che si vogliono svolgere all’interno e da come abbiamo immaginato che verrà svolto l’evento.
Vi facciamo un esempio più chiaro: se abbiamo 30 bambini di cui 10 molto piccoli, dovremo immaginare due spazi diversi o comunque uno spazio sufficiente a organizzare due aree di gioco per età molto differenti. I più piccoli avranno bisogno di un’area morbida, sorvegliata con giochi e materiali adatti all’età che non siano pericolosi e ingeribili.
Per i più grandi invece servirà uno spazio all’interno del quale sia possibile muoversi e sfogare l’energia e l’entusiasmo di una festa.
Dovremo fare lo stesso ragionamento se abbiamo pensato di ingaggiare una band: è importante coinvolgere tutti gli invitati e sfruttare positivamente appieno la presenza dei professionisti presenti. Consigliamo quindi di dare vita a un momento musicale iniziale in cui coinvolgere tutti, bimbi compresi, per poi portare i bambini in un’altra zona della location per garantire a grandi e piccini il massimo del coinvolgimento.
Ci vorranno quindi due sale da dedicare alle diverse età che vorremo coinvolgere.
5. Festa di Natale Aziendale e Organizzazione Eventi Natalizi: STORYBOARD DELL’EVENTO
Per organizzare al meglio la Festa di Natale aziendale per bambini e bambini partiremo dal definire uno storyboard dell’evento. Un’idea di come si dovrà svolgere, più saremo dettagliati nella descrizione dei momenti e della loro durata, più potremo essere precisi con la location, con gli artisti e con gli invitati. Spesso le più grandi incomprensioni si verificano sugli orari e sui tempi delle attività come nel caso della gestione iniziale e dell’accoglienza degli invitati.
Definiti gli orari, la durata delle attività e i momenti rivolti all’intrattenimento, dovremo immaginare la serata sulla base della composizione del pubblico che parteciperà all’evento. Non pensare a cosa potrebbe piacere a te ma a cosa piace alle persone per cui stiamo organizzando l’evento.
Uno degli errori più grandi che viene commesso nell’organizzazione degli eventi per famiglie è immaginare temi e attività sulla base della propria esperienza e del proprio gusto personale.
La frase “A mio figlio piacciono molto…” non funziona se stiamo pensando di organizzare un evento che coinvolga più bambini e più fasce d’età. Ecco che ci vengono in aiuto gli organizzatori di eventi per famiglie che, con la loro specifica competenza, riusciranno a organizzare un programma accattivante a cui tutti i bambini una volta ricevuto l’invito vorranno partecipare.
6. Festa di Natale Aziendale e Organizzazione Eventi Natalizi: L’INVITO
Abbiamo appena parlato dell’invito? Bene spesso anche questo aspetto viene tralasciato, si possono realizzare inviti molto divertenti con video, cartoline stampate o mail con testi freschi e coinvolgenti con i quali poter da subito trasmettere il mood dell’evento. Nel caso dell’organizzazione di Feste di Natale Aziendali l’invito può essere fatto direttamente dagli aiutanti di Babbo Natale o dal Grande Capo in persona.
Come si dice spesso non c’è mai una migliore occasione per fare una buona prima impressione! 🙂
Questa massima funziona anche nel mondo degli eventi, quindi ricorda: il valore dell’invito giocherà un ruolo fondamentale non solo nella comunicazione dell’evento ma anche nella preparazione verso chi vorrai coinvolgere. Nell’invito potrai definire il dress code, potrai dare un compito da realizzare prima dell’evento e potrai creare anticipatamente delle squadre semplicemente dividendo gli inviti per colore nel caso tu stia pensando di organizzare un’attività ludica con gruppi e componenti di famiglie mischiati.
7. Festa di Natale Aziendale e Organizzazione Eventi Natalizi: L’ALLESTIMENTO
Nelgli eventi di Natale l’ambientazione e l’allestimento scenografico della location devono essere a tema con l’evento e rispettare i colori natalizi: oro, verde, rosso e bianco non possono mancare. Lo stesso discorso vale per le le luci natalizie e tutto questo deve avere un equilibrio con l’ambiente, il dress code degli invitati e l’effetto che vogliamo ottenere.
Se per esempio pensiamo di richiedere agli invitati di vestire di rosso potremo pensare una mise en place bianca con tovagliato bianco, sottopiatti oro e centrotavola verdi, bianchi e rossi.
Organizzare un evento di Natale non è quindi così scontato come sembra e prevede alcuni momenti chiave tra i quali gli auguri dell’organizzatore dell’evento nel caso di un privato e del referente aziendale nel caso sia una cena aziendale, la distribuzione dei regali, il brindisi e l’arrivo di Babbo Natale che certo non potrà mancare durante la serata.
E ricordati il Natale quando arriva arriva quindi… il vero trucco è pensarci per tempo e affidarsi a dei professionisti.
Qui invece potrai vedere con i tuoi occhi un evento di Natale Wow! ????
