Event Design: Il Designer di Eventi – I 5 motivi per cui è importante progettare un evento!
Prima di tutto, cos’è il design? È la progettazione di qualcosa di funzionale ed esteticamente piacevole. Si applica a oggetti, spazi, esperienze… e anche agli eventi! L’event design è l’arte e la scienza di applicare i principi del design alla creazione di eventi memorabili.
Oggi esploriamo il mondo dell’event design con Filippo Chiadò Puli, esperto organizzatore di eventi e game designer di WOW s.r.l.
Scopriremo perché è fondamentale affidarsi a un designer di eventi e come trasformare un semplice evento in un’esperienza memorabile che coinvolge i partecipanti e lascia il segno.
Ma cosa fa esattamente un Designer di Eventi?
Prima di addentrarci nei motivi per cui è così importante, definiamo chi è e cosa fa un designer di eventi. Non si tratta solo di “allestire” uno spazio, ma di progettare un’esperienza a 360 gradi. Il designer di eventi è un professionista che cura ogni aspetto dell’evento, dall’organizzazione degli spazi alla scelta delle luci, dalla disposizione degli arredi alla creazione di un’atmosfera coerente con il tema e gli obiettivi.



Event Design: molto più di un semplice allestimento:
Filippo, con la sua esperienza nel mondo del design di interni ed esterni, ci spiega la differenza fondamentale tra allestimento e design di eventi.
Mentre l’allestimento si concentra sull’aspetto scenografico, utilizzando elementi come palloncini, fondali e decorazioni, l’event design va oltre l’estetica. Un buon design di eventi considera anche la funzionalità dello spazio, la disposizione degli elementi, l’acustica, l’illuminazione e l’esperienza complessiva dei partecipanti.
I 5 motivi per cui l’Event Design è fondamentale:
Ecco i 5 motivi per cui investire nell’event design è fondamentale per il successo del tuo evento:
- Creare un’esperienza memorabile: un evento ben progettato rimane impresso nella memoria dei partecipanti, creando un’associazione positiva con il tuo brand o la tua azienda.
- Comunicare efficacemente il messaggio: il design dell’evento può essere utilizzato per rafforzare l’identità del brand, trasmettere valori e veicolare messaggi specifici in modo creativo e coinvolgente.
- Ottimizzare gli spazi e la funzionalità: un designer di eventi sa come sfruttare al meglio lo spazio a disposizione, garantendo un flusso ottimale dei partecipanti e la massima fruibilità delle diverse aree.
- Aumentare il coinvolgimento dei partecipanti: un ambiente stimolante e ben progettato favorisce l’interazione, la partecipazione attiva e la creazione di connessioni significative tra i presenti.
- Massimizzare il ritorno sull’investimento (ROI): un evento di successo, grazie a un design efficace, può generare lead, aumentare le vendite, rafforzare la brand awareness e fidelizzare i clienti.
Consigli pratici per un Event Design di successo:
Filippo ci offre alcuni consigli pratici per chi si approccia all’event design:
- Definizione degli spazi: creare zone dedicate alle diverse attività, delimitandole in modo chiaro e funzionale.
- Spazio vitale: considerare lo spazio necessario per lo svolgimento delle attività e il comfort dei partecipanti.
- Immagine scenica: pensare all’evento come a un set fotografico, curando ogni dettaglio per creare un’immagine d’insieme armoniosa e accattivante.
Event Design: un investimento per il futuro:
Investire nell’event design non è solo una questione estetica, ma anche strategica. Un evento ben progettato può contribuire a:
- Rafforzare l’immagine del brand
- Aumentare la partecipazione e il coinvolgimento
- Generare lead e conversioni
- Creare un senso di comunità
- Lasciare un ricordo duraturo
I vantaggi di un evento progettato da un designer
Un evento progettato da un event designer offre numerosi vantaggi, tra cui:
- Maggiore impatto visivo: l’evento sarà esteticamente accattivante e coerente con il tema e l’immagine del brand.
- Migliore esperienza per i partecipanti: gli spazi saranno organizzati in modo funzionale e accogliente, favorendo l’interazione e il comfort.
- Comunicazione più efficace: il design contribuirà a trasmettere i messaggi chiave dell’evento in modo chiaro e memorabile.
- Maggiore ritorno sull’investimento: un evento ben progettato può generare un maggiore interesse da parte dei media, aumentare la partecipazione e favorire il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Esempi concreti:
- Team building aziendale: un event designer può trasformare un semplice team building in un’esperienza coinvolgente e memorabile. Immaginate un’escape room a tema, con scenografie realistiche e enigmi stimolanti, oppure un’attività all’aperto con percorsi avventura e giochi di squadra personalizzati. Il design, in questo caso, contribuisce a creare un’atmosfera di collaborazione, a stimolare la creatività e a rafforzare lo spirito di squadra.
- Open day aziendale: per un’azienda che vuole aprire le proprie porte al pubblico, l’event design è fondamentale per creare un’immagine di professionalità e innovazione. Lo spazio può essere allestito con stand interattivi, presentazioni multimediali e aree dedicate al networking, in modo da coinvolgere i visitatori e trasmettere i valori aziendali in modo efficace.
- Family day: un event designer può trasformare un family day in una giornata di festa indimenticabile per grandi e piccini. Aree gioco a tema, laboratori creativi, spettacoli di animazione e un’area ristoro accogliente sono solo alcuni esempi di come il design può contribuire a creare un’atmosfera di gioia e condivisione.
- Congresso medico: un design minimalista e professionale, che favorisce la concentrazione e lo scambio di informazioni, con spazi dedicati alle presentazioni, ai workshop e al networking.
- Festa aziendale: un’atmosfera informale e divertente, che incoraggia il networking e il team building, con aree relax, musica e attività di intrattenimento.
- Lancio di un nuovo prodotto: un design innovativo e sorprendente, che cattura l’attenzione e genera buzz sui social media, con installazioni interattive, dimostrazioni dal vivo e photo opportunity.
Event Design: dall’invito al ricordo
Un event design efficace va ben oltre la progettazione dello spazio fisico dell’evento. Si tratta di un processo olistico che include la cura di tutti i touchpoint con i partecipanti, a partire dalle fasi che precedono l’evento stesso.
Prima dell’evento:
- Inviti memorabili: un invito non è solo un mezzo per comunicare data, ora e luogo. Un invito ben progettato, che rispecchia il tema e lo stile dell’evento, è il primo passo per creare aspettativa e catturare l’interesse dei partecipanti. Può essere un invito cartaceo con una grafica accattivante, un video invito originale, o un’email interattiva con elementi di gamification.
- Survey interattive: per personalizzare l’esperienza e massimizzare il coinvolgimento, è importante conoscere i gusti e le esigenze dei partecipanti. L’event designer può utilizzare survey online, quiz o sondaggi per raccogliere informazioni preziose e adattare il programma e le attività di conseguenza.
- Content marketing pre-evento: creare contenuti coinvolgenti sui social media, come post, stories, video teaser, contribuisce ad aumentare l’attesa e a generare buzz attorno all’evento. L’event designer può collaborare con il team di marketing per definire una strategia di comunicazione efficace e coerente con l’immagine dell’evento.
Dopo l’evento:
- Condivisione di contenuti: foto e video professionali dell’evento, condivisi sui social media e sul sito web, permettono di rivivere i momenti salienti e di coinvolgere anche chi non ha potuto partecipare.
- Hashtag dedicati: creare un hashtag ufficiale dell’evento incoraggia i partecipanti a condividere le proprie foto e i propri pensieri, creando una community online e prolungando la visibilità dell’evento.
- Follow-up personalizzato: inviare email di ringraziamento personalizzate, con un riepilogo dei momenti più importanti e un invito a partecipare a eventi futuri, contribuisce a fidelizzare i partecipanti e a creare un legame duraturo.
- Richiesta di feedback: raccogliere feedback attraverso sondaggi o questionari online permette di valutare il successo dell’evento e di raccogliere spunti preziosi per migliorarsi in futuro.
In definitiva, l’event designer si occupa di creare un’esperienza a 360 gradi, che inizia molto prima dell’evento stesso e si prolunga nel tempo, lasciando un ricordo positivo e duraturo nei partecipanti.